行业现状

检测、设计行业的工作中存在大量的文字、图纸、视频等文档资料,文档管理企业管理中也是非常重要的一环。传统文件的管理方式暴露出了大量问题,严重影响业务的快速发展。企业内部部门、项目组等人员之间的文件流转十分复杂会产生大量的版本信息,文件传递存在障碍,历史文件数据查找恢复困难,移动办公无法实现,资料携带不便,担心泄露等问题。 。

行业问题

外部客户众多,缺乏自动化管理方式进行管理,文件不规范容易导致客户不满意投诉,内部用户的文件缺乏统一管理,散落在各个员工的电脑上,难以有效的进行资源整理利用

图纸文件数量巨大,普通的电脑存储难以承载巨大的信息数据,一旦电脑硬盘损坏病毒入侵会带来巨大的损失

文档流转量非常巨大,文件一旦缺少权限的管理容易带来巨大的安全隐患,容易导致客户重要的机密文件泄露。给客户带来困难

检测人员检测时拍照后, 需要到公司把照片视频导出到电脑再进行整理,效率低下。

花大量的时间查询设计图纸和检测资料

设计文件的流程审批周期比较复杂,缺乏高效的流程管理提高工作效率,进一步实现信息化管理


绿档解决方案

公司内部所有文档集中分类存储,避免员工离职或电脑故障造成数据丢失,同时也方便新员工交接工作,保证数据的完整性和安全性。

版本管理:提供计设图纸计最新版本,同时保留历史图纸,方便设计人员修改,杜绝因使用错误的版本导致严重损失现象的发生 。

绿档的表单功能,可快速创建各种类型检测报告的文档。

绿档手机APP图片上传功能,可以帮助检测人员在现场检测拍照实时上传检测照片视频,同时对本项目的检测资料进行了归档,提高工作效率。

运用系统强大的搜索功能,可以快递查找检测资料和设计图纸。

系统自动记录所有文件的操作记录及管理日志,可随时查阅监管各种人员的文档操作行为,避免疏漏任何一个管理细节,随时掌控文档动态。

绿档提供在线审批功能,可以快速的审批设计图纸、合同等,实现文档快速流转,提高工作效率。


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